Et system for dugnadsvakter – ikke enda en meldingstråd
Når en skoleklasse, et idrettslag eller et korps skal gjennomføre dugnad, begynner planleggingen ofte på samme måte: Noen lager et regneark, sender det ut og prøver å samle svar fra e-post, Messenger og Spond. Etter kort tid finnes det flere versjoner av vaktlisten, mens dugnadsansvarlig må holde styr på endringer manuelt.
Voluntar samler dugnadsvakter og påmelding på ett sted. Du oppretter oppgavene, angir tidspunkt og hvor mange som trengs, og deler én lenke. Foreldre og frivillige åpner lenken på mobilen og velger en ledig vakt uten å opprette brukerkonto.
Slik organiserer du dugnadsvaktene
1. Opprett dugnaden
Gi dugnaden et tydelig navn og legg inn sted, dato og praktisk informasjon. Det kan være alt fra kioskvakter gjennom en sesong til én travel 17. mai.
2. Legg inn vakter og kapasitet
Opprett vaktområder som kiosk, rigging, parkering eller rydding. Hver vakt får tidspunkt, lokasjon og antall personer som trengs. Da vet alle hva de melder seg på.
3. Del én påmeldingslenke
Send lenken i kanalen dere allerede bruker. Voluntar erstatter ikke Spond, Facebook eller e-post – det gir dere bare et bedre sted å håndtere selve vaktpåmeldingen.
4. Følg dekningen
Se hvilke vakter som er fylt, hvor det fortsatt mangler folk og hvem som har meldt seg. Når virkeligheten endrer seg, oppdateres den samme vaktlisten for alle.
For den som vanligvis får dugnaden i fanget
Voluntar er laget for klassekontakter, lagledere, dugnadsansvarlige og andre som ender opp med koordineringsjobben. Målet er ikke å innføre et stort medlemssystem. Målet er å gjøre en konkret jobb enklere:
- få vaktene tydelig beskrevet
- unngå overbooking av populære tidspunkt
- oppdage udekkede vakter tidlig
- slippe manuell kopiering fra meldinger
- sende påminnelser med riktig vaktinformasjon
- ta vare på oppsettet til neste gang
Passer for små og store dugnader
Den samme arbeidsflyten kan brukes til kioskvakter, 17. mai-vakter, dugnad i skole og FAU, vakter i idrettslag og bemanning av cup og arrangement.
For en liten dugnad holder det kanskje med noen få vakter. For en cup eller et loppemarked kan dere samle mange områder, tidsrom og grupper i samme plan.
Ofte stilte spørsmål om dugnadsvakter
Må alle opprette konto?
Nei. Den som planlegger bruker Voluntar, mens foreldre og frivillige kan melde seg på fra den delte lenken.
Kan vi bruke Voluntar sammen med Spond?
Ja. Del påmeldingslenken i Spond og bruk Voluntar til å holde orden på vaktene, kapasiteten og påmeldingene.
Kan vi gjenbruke vaktlisten?
Ja. Oppsett kan kopieres og brukes som utgangspunkt neste sesong eller neste år, slik at dere slipper å begynne med et tomt ark.
Hva skjer når noen ikke kan ta vakten?
Dugnadsansvarlig får en samlet oversikt og kan håndtere endringer uten å sende ut en ny versjon av hele vaktlisten.