Et system for dugnadsvakter – ikke enda en meldingstråd
Når en skoleklasse, et idrettslag eller et korps skal gjennomføre dugnad, begynner planleggingen ofte på samme måte: Noen lager et regneark, sender det ut og prøver å samle svar fra e-post, Messenger og Spond. Etter kort tid finnes det flere versjoner av vaktlisten, mens dugnadsansvarlig må holde styr på endringer manuelt.
Voluntar samler personer, dugnadsvakter og oppfølging på ett sted. Du importerer personlisten, oppretter oppgavene, angir tidspunkt og fordeler vaktene med samlet oversikt.
Slik organiserer du dugnadsvaktene
1. Opprett dugnaden og importer listen
Gi dugnaden et tydelig navn, og importer personlisten dere allerede har som Excel eller CSV. Kontroller kolonnene før noe lagres.
2. Legg inn vakter og kapasitet
Opprett vaktområder som kiosk, rigging, parkering eller rydding. Hver vakt får tidspunkt, lokasjon og antall personer som trengs. Da vet alle hva de melder seg på.
3. Fordel personene
Koble personene til vaktene og bruk grupper når ansvaret skal avgrenses. Voluntar erstatter ikke Spond, Facebook eller e-post – det gir dere et bedre sted å håndtere selve vaktplanen.
4. Følg dekningen
Se hvilke vakter som er fylt, hvor det fortsatt mangler folk og hvem som står uten vakt. Når virkeligheten endrer seg, oppdateres den samme planen.
For den som vanligvis får dugnaden i fanget
Voluntar er laget for klassekontakter, lagledere, dugnadsansvarlige og andre som ender opp med koordineringsjobben. Målet er ikke å innføre et stort medlemssystem. Målet er å gjøre en konkret jobb enklere:
- få vaktene tydelig beskrevet
- unngå overbooking av populære tidspunkt
- oppdage udekkede vakter tidlig
- slippe manuell kopiering fra meldinger
- sende påminnelser med riktig vaktinformasjon
- ta vare på oppsettet til neste gang
Passer for små og store dugnader
Den samme arbeidsflyten kan brukes til kioskvakter, 17. mai-vakter, dugnad i skole og FAU, vakter i idrettslag og bemanning av cup og arrangement.
For en liten dugnad holder det kanskje med noen få vakter. For en cup eller et loppemarked kan dere samle mange områder, tidsrom og grupper i samme plan.
Ofte stilte spørsmål om dugnadsvakter
Kan vi bruke personlisten vi allerede har?
Ja. Last opp Excel eller CSV, velg gruppe og kontroller kolonnene i forhåndsvisningen før dere importerer.
Kan vi bruke Voluntar sammen med Spond?
Ja. Bruk Spond til kommunikasjon og Voluntar til å holde orden på personene, vaktene og kapasiteten.
Kan vi gjenbruke vaktlisten?
Ja. Oppsett kan kopieres og brukes som utgangspunkt neste sesong eller neste år, slik at dere slipper å begynne med et tomt ark.
Hva skjer når noen ikke kan ta vakten?
Dugnadsansvarlig får en samlet oversikt og kan håndtere endringer uten å sende ut en ny versjon av hele vaktlisten.