Én plan for alle 17. mai-vaktene
- mai er en festdag for de fleste og en intens koordineringsjobb for noen få. Skolegården skal rigges, kaker skal mottas, kiosken må bemannes, leker trenger ansvarlige og området skal ryddes når dagen er over.
Med Voluntar kan klasselistene importeres og alle oppgavene samles i én digital vaktplan. Den dugnadsansvarlige fordeler personene og ser hvem som skal møte på riktig sted til riktig tid.
Typiske vakter på 17. mai
Hver skole og hvert nærmiljø organiserer dagen forskjellig, men et oppsett kan for eksempel inneholde:
- rigging av bord, telt og flagg
- mottak av kaker og premier
- kioskvakter og kaffestasjon
- loddsalg eller betalingspunkt
- ansvar for leker og aktiviteter
- trafikk, vakthold og parkering
- rydding underveis og etter arrangementet
For hver oppgave angir dere tidspunkt, sted, beskrivelse og hvor mange personer som trengs.
Slik kommer dere i gang
Lag vaktområdene
Begynn med hovedoppgavene og del dem i håndterlige tidsrom. Korte og tydelige vakter er enklere å velge enn en generell beskjed om at «alle må hjelpe til».
Fordel behovet mellom grupper
Bruk klasser, trinn, familier eller andre grupper når det er nyttig. Da kan dere organisere ansvar uten å opprette separate regneark.
Importer personlistene
Last opp Excel- eller CSV-filene dere allerede bruker. Velg riktig gruppe og kontroller navn og kontaktinformasjon før noe lagres.
Følg de udekkede vaktene
Se hvilke tidsrom som er fylt og hvilke roller som trenger flere. Det gjør purringen konkret: «Vi mangler to til rydding klokken 15» fungerer bedre enn en generell påminnelse til alle.
Mindre arbeid neste år
- mai kommer igjen, og mye av oppsettet er det samme. Når årets arrangement er ferdig, har dere et utgangspunkt som kan kopieres. Neste komité trenger bare å justere datoer, klokkeslett og detaljer.
Det gir bedre kontinuitet når ansvaret flyttes mellom foreldre, klasser og FAU-styrer.
Bruk Voluntar sammen med dagens kanaler
Voluntar er vaktplanen, ikke hele kommunikasjonsplattformen. Bruk kanalene foreldrene allerede er i til informasjon om selve dagen, og Voluntar til personlisten, fordelingen og oppfølgingen.
Les mer om dugnad for skoleklasse og FAU eller hvordan dere kan gjennomføre dugnad uten Excel.
Vanlige spørsmål om 17. mai-vakter
Kan to foreldre ta samme vakt?
Ja. Hver vakt kan settes opp med det antallet personer dere trenger.
Kan vi endre oppsettet underveis?
Ja. Endringer gjøres i den samme vaktplanen, slik at dere slipper å distribuere en ny fil.
Kan korpset bruke samme type oppsett?
Ja. Korps kan samle spilling, transport, kiosk, rigging og andre oppgaver i et eget prosjekt. Se også dugnad for korps.