Excel er godt til mye – men dårlig til levende vaktlister
Et regneark virker enkelt når den første vaktlisten skal lages. Problemene begynner når arket møter virkeligheten: Folk svarer i ulike kanaler, noen bytter vakt, andre videresender en gammel versjon, og de mest populære tidene får flere navn enn det er plass til.
Til slutt sitter én person med jobben som menneskelig integrasjon mellom Excel, Messenger, e-post og Spond.
Voluntar lar dere starte med personlisten dere allerede har. Importer Excel eller CSV, kontroller kolonnene i en forhåndsvisning, og bruk deretter én oppdatert plan til fordeling og oppfølging.
Hva blir enklere uten regnearket?
Importen skjer kontrollert
Du trenger ikke skrive inn navn og kontaktinformasjon på nytt. Før noe lagres får du se de første radene og velge hva hver kolonne betyr.
Kapasiteten er synlig
Når en vakt har nok folk, ser den dugnadsansvarlige at den er fylt. Det gjør det enklere å fordele personene til de vaktene som faktisk trenger bemanning.
Alle ser samme versjon
Det finnes ingen vedlegg som må sendes på nytt. Endringer skjer i den samme vaktplanen, enten det gjelder tidspunkt, bemanning eller hvem som står på vakten.
Oppfølgingen blir målrettet
I stedet for å sende en generell purring til alle kan du se hvor hullene er og følge opp de riktige personene og gruppene.
Fra Excel-vaktliste til Voluntar
Det trenger ikke være et stort prosjekt å bytte arbeidsmåte:
- Opprett dugnaden og importer personlisten.
- Kontroller navn, kontaktinformasjon og grupper.
- Legg inn dato, tidspunkt og antall personer per vakt.
- Fordel personene og følg med på ledige og fylte vakter.
- Bruk oppsettet som utgangspunkt neste gang.
Har dere allerede personer eller grupper dere bruker på tvers av flere dugnader, kan de gjenbrukes i organisasjonen.
Behold verktøyene som fungerer
Voluntar er ikke ment å erstatte all kommunikasjon. Fortsett gjerne å bruke Spond til lagmeldinger, Facebook til arrangementet og e-post til formell informasjon. Bruk Voluntar der regnearket vanligvis svikter: til fordeling og oversikt over dugnadsvakter.
For konkrete eksempler kan du se hvordan løsningen brukes til kioskvakter, dugnad i idrettslag og 17. mai.
Vanlige spørsmål
Kan vi skrive ut vaktlisten?
Ja. Oversikten kan brukes digitalt i planleggingen og eksporteres eller skrives ut når det er praktisk på selve arrangementsdagen.
Må vi legge inn alle personene på nytt?
Nei. Importer listen dere allerede bruker som Excel eller CSV, og kontroller kolonnene før dere bekrefter.
Kan flere planlegge sammen?
Organisasjonen kan ha flere personer som jobber med planlegging og oppfølging, slik at kunnskapen ikke blir liggende hos én dugnadsansvarlig.