Excel er godt til mye – men dårlig til levende vaktlister
Et regneark virker enkelt når den første vaktlisten skal lages. Problemene begynner når arket møter virkeligheten: Folk svarer i ulike kanaler, noen bytter vakt, andre videresender en gammel versjon, og de mest populære tidene får flere navn enn det er plass til.
Til slutt sitter én person med jobben som menneskelig integrasjon mellom Excel, Messenger, e-post og Spond.
Voluntar gir dere en digital vaktliste som alltid viser den samme, oppdaterte informasjonen. Den dugnadsansvarlige oppretter vaktene én gang. Deltakerne velger blant ledige plasser, og oversikten oppdateres når noen melder seg på.
Hva blir enklere uten regnearket?
Påmeldingen skjer direkte
Du trenger ikke lese svar som «jeg kan ta den tidlige vakten» og deretter finne riktig celle. Den frivillige åpner lenken og velger en konkret vakt.
Kapasiteten er synlig
Når en vakt har nok folk, ser deltakerne at den er fylt. Det gjør det enklere å fordele påmeldingene utover de vaktene som faktisk trenger bemanning.
Alle ser samme versjon
Det finnes ingen vedlegg som må sendes på nytt. Endringer skjer i den samme vaktplanen, enten det gjelder tidspunkt, bemanning eller hvem som står på vakten.
Oppfølgingen blir målrettet
I stedet for å sende en generell purring til alle kan du se hvor hullene er og følge opp de riktige personene og gruppene.
Fra Excel-vaktliste til Voluntar
Det trenger ikke være et stort prosjekt å bytte arbeidsmåte:
- Opprett dugnaden og de viktigste vaktområdene.
- Legg inn dato, tidspunkt og antall personer per vakt.
- Del påmeldingslenken i kanalen dere allerede bruker.
- Følg med på ledige og fylte vakter.
- Bruk oppsettet som utgangspunkt neste gang.
Har dere allerede personer eller grupper dere bruker på tvers av flere dugnader, kan de gjenbrukes i organisasjonen.
Behold verktøyene som fungerer
Voluntar er ikke ment å erstatte all kommunikasjon. Fortsett gjerne å bruke Spond til lagmeldinger, Facebook til arrangementet og e-post til formell informasjon. Bruk Voluntar der regnearket vanligvis svikter: til påmelding og oversikt over dugnadsvakter.
For konkrete eksempler kan du se hvordan løsningen brukes til kioskvakter, dugnad i idrettslag og 17. mai.
Vanlige spørsmål
Kan vi skrive ut vaktlisten?
Ja. Oversikten kan brukes digitalt i planleggingen og eksporteres eller skrives ut når det er praktisk på selve arrangementsdagen.
Må deltakerne lære et nytt system?
Nei. De trenger bare å åpne lenken, finne en passende vakt og registrere seg.
Kan flere planlegge sammen?
Organisasjonen kan ha flere personer som jobber med planlegging og oppfølging, slik at kunnskapen ikke blir liggende hos én dugnadsansvarlig.