Hold oversikt over alle frivilligvaktene
En cup, festival eller lokal aktivitetsdag trenger ofte mange flere roller enn arrangøren først ser for seg. Parkering må være på plass før deltakerne kommer, sekretariatet må bemannes hele dagen, kiosken trenger flere skift, og noen må rigge ned når resten har gått hjem.
Voluntar samler personlisten og vaktområdene i én plan. Arrangøren importerer frivillige og kontaktinformasjon, og fordeler deretter oppgavene med samlet oversikt.
Del arrangementet i tydelige vaktområder
Et typisk oppsett kan inneholde:
- rigging og klargjøring
- parkering og trafikk
- innsjekk eller inngang
- sekretariat og informasjon
- kiosk og servering
- vertskap og vakthold
- transport og logistikk
- rydding og nedrigging
Hvert område kan ha egne tidsrom, lokasjoner, kapasitetsbehov og kontaktpersoner. Det gir frivillige bedre forventninger og arrangøren en mer presis oversikt.
Behold kanalene dere allerede bruker
Klubbens app, Facebook, e-post eller Messenger kan fortsatt brukes til kommunikasjon. Voluntar brukes til personlisten, vaktfordelingen og den oppdaterte planen.
Det reduserer dobbeltarbeid og hindrer at arrangøren må sammenstille flere lister rett før arrangementet.
Se hvor arrangementet er sårbart
En lang navneliste forteller ikke nødvendigvis om planen er god. Voluntar viser dekningen per vakt, slik at dere oppdager at parkeringsvakten klokken 07 mangler folk selv om kiosken midt på dagen er full.
Da kan oppfølgingen rettes mot konkrete behov. Det gir større sjanse for å fylle de vanskelige vaktene og mindre risiko for overraskelser på arrangementsdagen.
Praktisk informasjon på riktig sted
Legg informasjonen sammen med vakten:
- nøyaktig oppmøtetid og sted
- kort arbeidsbeskrivelse
- nødvendig utstyr eller bekledning
- ansvarlig kontaktperson
- antall personer på laget
Påminnelser før vakten gjør det lettere for frivillige å finne tilbake til detaljene når de trenger dem.
Passer best når vaktplanen er hovedproblemet
Voluntar er laget for enkel planlegging og oppfølging av vakter. Dere trenger ikke ta i bruk et stort arrangements- eller akkrediteringssystem hvis behovet først og fremst er å få de frivillige på riktig sted til riktig tid.
For idrettscuper kan dere også lese om dugnadsvakter i idrettslag og egne oppsett for kioskvakter.
Gjenbruk arrangementet
Gjentas cupen eller festivalen neste år, kan vaktstrukturen kopieres. Behold områdene og rollene, juster tidspunkt og kapasitet, og oppdater personlisten. Erfaringene fra årets arrangement blir dermed en del av neste års plan.
Ofte stilte spørsmål
Kan vi importere frivilliglisten?
Ja. Last opp Excel eller CSV og kontroller kolonnene før dere bekrefter importen.
Kan vi skrive ut en vaktliste til arrangementsdagen?
Ja. Oversikten kan eksporteres eller skrives ut for dem som trenger en fysisk liste.
Kan flere arrangører følge med?
Ja. Flere ansvarlige kan arbeide med planlegging og oppfølging i organisasjonen.